De ontwerpopdracht voor de bouw van een nieuw jeugdhostel Groeningeheem aan de Passionistenlaan en de opmaak van een masterplan voor de gehele site werd gegund aan de bvba URA uit Brussel.
Het ontwerpteam raamde in april 2012 haar voorstel op 3.944.410 euro (incl. BTW). Maar het aanbestedingsdossier van september 2012 schatte de kostprijs voor de zes loten al wat hoger in: 4.285.293 euro.

Bij de aanbesteding in november 2012 bleek tot overmaat van ramp dat het bedrag van de biedingen voor de loten 1, 2 en 3 ruimschoots het ramingsbedrag overschreden. Voor lot 1 (de ruwbouw) waren er zelfs te weinig inschrijvers. Paniek!
Om de uitgaven te drukken heeft een stuurgroep dan maar beslist om de loten 1, 2 en 3 niet te gunnen, maar te herwerken en opnieuw aan te besteden. Aan alle partners is de vraag gesteld om om een extra inspanning van 10 procent te leveren.

De herwerkte dossiers omvatten nu volgende ramingen (incl. BTW):
Lot 1: ruwbouw, wind en waterdicht maken: 3.206.873 euro.
Lot 2: vaste inrichting: 333.129 euro.
Lot 3: sanitair en HVAC (verwarming, ventilatie en airco): 767.144 euro.

Voor de volgende loten houdt men zich aan de prijsbieding, maar ze worden voorlopig nog niet gegund aangezien die werken niet dringend zijn en kunnen uitgesteld tot men zicht krijgt op de werkelijke uitgaven en inkomsten.
Lot 4: elektrische installatie: 260.794 euro.
Lot 5: keukeninstallatie: 131.599 euro.
Lot 6: liftinstallatie: 41.829 euro.

Totaal van de bouwkost nu geschat op 4.741.335 euro (incl. BTW, maar zonder erelonen en zonder de kosten van het masterplan.)

Hoe zit het nu met de financiering?
Vanuit Toerisme Vlaanderen verwacht men nog altijd 4 miljoen euro. Van de provincie 500.000 euro. Van de hogescholen Howest en Katho elk 150.000 euro, maar men hoopt op meer.

Een meevaller voor de nieuwe tripartite (bezuinigingspolitiek!) is dat het grootste deel van de uitgaven pas zal gebeuren in 2014.
De timing is immers overhoop gehaald.
De drie nieuwe aanbestedingen zullen pas in juni worden gegund. (In de vroegere planning zou dit in december 2012 zijn gebeurd en zouden de werken nu al volop aan de gang zijn.) Het einde van de werken is nu voorzien voor eind 2014 en de ingebruikname van het jeugdhostel pas begin 2015.

Intussen moeten later nog andere dingen gebeuren, voor zover de budgetten het toelaten (besparingspolitiek!).
In 2015: afbraak van de huidige jeugdherberg en bouw van een nieuwe polyvalente zaal.
In 2016: opfrissingswerken van de te behouden gebouwen, plus de heraanleg van de buitenzone.
(Is er nog sprake van een kampeerterrein voor caravans? Met de aanvraag tot subsidiëring daarvan zijn we intussen te laat.)